Kinh nghiệm làm kế toán công nợ thực tế trong doanh nghiệp

Kế toán công nợ là một bộ phận quan trọng của bất cứ doanh nghiệp nào? Để giúp các bạn có được cái nhìn tổng quát cung như làm tốt công việc? Bài viết dưới đây Ketoanlongbien.com xin chia sẻ Kinh nghiệm làm kế toán công nợ thực tế trong doanh nghiệp các bạn cùng tham khảo nhé.

Trước hết bạn cần biết những công việc kế toán công nợ cần làm trong doanh nghiệp:

  • Công việc cần làm của kế toán công nợ phải trả:
  • Theo dõi và quản lý hoá đơn mua hàng: “Hoá đơn mua hàng, hoá đơn nhập khẩu, hoá đơn chi phí mua hàng, hóa đơn xuất hàng trả lại nhà cung cấp”, theo dõi công nợ tạm ứng.
  • Theo dõi công nợ phải trả của từng nhà cung cấp; Theo dõi công nợ phải trả đến từng hoá đơn mua hàng và thời hạn trả tiền; Theo dõi hạn mức tín dụng của từng nhà cung cấp, tuổi nợ của từng phiếu mua hàng,..
  • Tự động tính thuế, kê khai thuế, hạch toán thuế GTGT, tự động tính phân bổ, hạch toán thuế nhập khẩu, tự động tính phân bổ chi phí mua hàng, tự động tạo các bút toán hạch toán mua hàng, tự động tạo các phiếu nhập kho
  • Quản lý thông tin về phiếu xuất trả lại nhà cung cấp.
  • In phiếu nhập kho, các chứng từ  hạch toán

>>Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán kế toán công nợ phải trả?

Kinh nghiệm làm kế toán công nợ thực tế trong doanh nghiệp

Kế toán công nợ tiền mặt

Kế toán công nợ:

- Căn cứ vào bảng kê bán hàng và bảng kê thu tiền, kế toán nhập từng hóa đơn vào sổ chi tiết công nợ cho từng khách hàng chi tiết.

- Kiểm tra từng hóa đơn xuất, thu tiền đã đúng khách công nợ và đã khớp với tổng tiền bảng kê chưa.

- Kế toán công nợ chuyển bảng kê Excel kê tất cả các lô hàng còn nợ của khách hàng, chi tiết từng khu vực.

- Trường hợp khách hàng trả lại hàng: Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán công nợ treo dư có. Trường hợp khách hàng chưa thanh toán tiền hàng kế toán công nợ sẽ nhập lại hàng và tất toán khoản công nợ đó luôn.

- Hàng ngày, kế toán công nợ kê công nợ thu ngay mà khác chưa thanh toán chuyển xuống phụ trách công nợ.

- Các khoản dư có, kế toán thì chuyển xuống phòng kinh doanh 1 tuần/lần để kinh doanh cho hướng xử lý.

- 07 ngày/lần kế toán lên công nợ quá hạn của các khách hàng gửi xuống phòng kinh doanh.

- 01 tháng/lần kế toán làm bảng phân tích công nợ gửi xuống phòng kinh doanh.

Thủ quỹ:

- Thủ quỹ căn cứ vào số tiền thực tế giao hàng (đối với khách hàng thanh toán ngay), Phiếu kê công nợ đối với khách hàng thanh toán chậm của từng nhân viên giao nhận nộp, Thủ quỹ kiểm tra và ký xác nhận vào bảng kê thu tiền.

- Khi thủ quỹ thu tiền bằng ngoại tệ, thủ quỹ phải mở sổ ghi rõ số seri từng loại ngoại tệ có mệnh giá từ 100$ trở lên và yêu cầu nhân viên giao nhận ký xác nhận và vào sổ.

- Cuối ngày, thủ quỹ đối chiếu với kế toán bảng kê tổng số tiền thu được của khách hàng trong ngày.

- Nộp toàn bộ chứng từ và bảng kê cho kế toán công nợ.

 Kế toán bảng kê 1:

- Căn cứ vào phiếu kê công nợ hoặc phiếu giao hàng, kế toán vào ngay bảng kê thu chi tiết cho từng mã hàng của từng khách.

- Cuối ngày, kế toán bảng kê đối chiếu với thủ quỹ tổng số tiền hàng đã thu được trong ngày.

- Nộp lại toàn bộ chứng từ và bảng kê cho kế toán công nợ.

- Kế toán công nợ tiền gửi ngân hàng:

- Kế toán ngân hàng, hàng ngày:

- Kiểm tra xem có những phát sinh tiền hàng của khách

- Cập nhật các khoản tiền đó vào sổ theo dõi Ủy nhiệm chi đúng ngày, tháng, tên khách, số tiền.

- Cuối ngày chuyển xuống phụ trách công nợ kinh doanh.

Kế toán bảng kê 2:

- Căn cứ vào bảng kê tiền hàng từ kinh doanh chuyển xuống kê toán bảng kê cập nhật vào bảng kê.

- Riêng đối với thu tiền hàng bằng séc tiền mặt hoặc séc chuyển khoản

- Nhân viên thu tiền phải nộp séc cho thủ quỹ.

- Thủ quỹ mang ra ngân hàng để thu tiền về

- Tiền về tài khoản kế toán ngân hàng cập nhật vào Ủy nhiệm chi nhân viên kinh doanh mới được viết lên bảng kế thu tiền.

- Nhân viên thu tiền bằng séc thì chú ý kiểm tra séc có đầy đủ chữ ký, dấu, đúng tên và số tài khoản người thụ hưởng trên séc.

* Người làm công nợ, hoặc tuyển dụng công nợ cần có:

- Nắm rõ, hiểu về công thức excel, tin học văn phòng

- Cẩn thận, tỉ mỉ, chi tiết trong cách làm việc. Khi làm việc phải xem lại từng con số trong file excel hoặc phần mềm quản lý.

- So sánh số liệu khớp trong file excel từng ngày

- Giao tiếp tốt bên ngoài, biết liên hệ qua điện thoại, chu đáo với khách hàng, nhanh nhẹn và thật thà*

Kinh nghiệm công nợ chia sẻ:

- Kỹ năng cứng:

- Bước 1: Quản lý công nợ khách hàng bằng cách ghi chép sổ sách: Hằng ngày các bạn tập hợp các phiếu bán hàng khách hàng còn chưa thanh toán (phải có xác nhận của khách hàng) sau đó ghi chép vào cuốn sổ theo dõi công nợ hằng ngày (ghi theo hình thức nhật ký chung). Gồm có: Ngày Tháng, Khách hàng, Địa chỉ, ĐT, Hàng hóa, SL, Đơn Giá, Thành Tiền... (Như file đính kèm)

- Bước 2: Từ sổ ghi chép đó lên công nợ vào bảng tổng hợp công nợ bằng Ecxel,

Trong bảng trên các bạn sẽ quản lý công nợ theo từng sheet khách hàng riêng biệt và có một bảng tổng hợp toàn bộ lại khách hàng trên một bảng, các bạn có thể kích vào bảng để xem công thức. Liên kết các dữ liệu bạn làm như sau:

+InsertHyperlink, hộp thoại hiện ra bạn chọn phần Link to là Place in this document, Sau đó bạn chọn file cần liên kết là được.

- Bước 3: Sau khi lên sổ và vào sổ trên Ecxel các bạn có thể đối chiếu công nợ hằng ngày.

Kỹ năng của kế toán quản lý và thu hồi công nợ  trong doanh nghiệp

1. Quản lý chặt chẽ công nợ, soạn thảo một chính sách chi trả rõ ràng để hạn chế những vấn đề phát sinh: không cho công nợ phát sinh ngoài tầm kiểm soát, yêu cầu khách hàng ký thoả thuận, quy định việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện đúng hạn và nêu rõ mức phạt khách hàng phải chịu nếu thanh toán chậm.

2. Thiết lập một quy trình thu hồi nợ cho công ty của bạn: Xác định rõ cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm làm việc với các khách hàng cũng như quy định rõ thời gian, cách thức cho việc gửi thư nhắc nhở hay các cuộc gọi điện thoại. Các nhân viên cần phải ý thức được tầm quan trọng của việc thu hồi nợ chứ không chỉ đơn thuần coi đó là một việc kiêm nhiệm.

3. Thể hiện ngày cụ thể thời gian tối đa khách hàng phải chi tra trong hóa đơn của bạn. Cụm “chi trả trong vòng 30 ngày” sẽ kém khẳng định hơn cụm “hạn chót vào ngày 30/11”.

4. Email hoá đơn cho khách hàng thay vì gửi qua đường bưu điện để rút ngắn được quá trình thu hồi.

5. Khi một khách hàng dùng dằng quá lâu, có nghĩa rằng việc gửi email cũng như văn bản đề nghị thanh toán là không có hiệu quả vì chúng có thể sẽ bị ném đi hoặc xoá mất. Thay vào đó hãy nhấc điện thoại lên và hẹn gặp trực tiếp để trao đổi cụ thể.

Yêu cầu một cam kết chính xác, lập biên bản cụ thể các lần gặp gỡ, đừng để khách hàng kết thúc cuộc trao đổi bằng cách thoái thác “Tôi sẽ gửi trong vài ngày tới”. Bạn phải yêu cầu khách nợ đưa ra lý do khách nợ đưa ra để không thanh toán công, một con số chính xác về thời gian và số công nợ sẽ trả. Đây có thể là những cơ sở pháp lý rất tốt phục vụ có hiệu quả trong việc nhắc nợ cũng như hoàn thiện chặt chẽ pháp lý hồ sơ công nợ nếu khách nợ cố tình chây ỳ không muốn thanh toán công nợ.

6. Luôn giữ bình tĩnh và chuyên nghiệp. Đây là một giao dịch kinh doanh, bạn giao hàng và khách hàng nợ bạn tiền. Trước khi gọi cho khách hàng trễ hạn, bạn hãy xem lại toàn bộ lịch sử giao dịch với khách hàng này. Để các thông tin này kế bên để tham khảo ngay khi bạn đang trao đổi. Cuộc trao đổi của bạn phải gây được sức ép lên khách nợ, thể hiện cho khách nợ biết rằng bạn hoàn toàn có các cách thức biện pháp buộc khách nợ phải trả nợ nhưng bên cạnh đó cũng luôn mong muốn với tinh thần hợp tác thiện chí nhằm thương lượng và tạo điều kiện cho khách nợ hoàn thành việc trả nợ,

7. Cần làm việc với người có thẩm quyền quyết định và giải quyết vấn đề công nợ. Trường hợp cần phải có sự liên hệ giữa nhân viên và người quản lý thì cần có một đề nghị về việc sắp xếp làm việc với người có thầm quyền, hãy trình bày thật ngắn gọn mục đích của cuộc gọi và hạn chót thanh toán. Hãy yêu cầu người thư ký ghi chú lại thông tin cuộc gọi của bạn và xác nhận lại thông tin.

8. Luôn luôn lưu trữ cẩn thận dưới dạng tài liệu mọi giao dịch, liên hệ của bạn với khách hàng như email, công văn, các biên bản làm việc… Bạn có thể cần những thứ này cho việc tranh tụng sau này.

9. Bán sát mọi diễn biến động thái chi trả cũng như khất nợ cũng như mọi thông tin liên quan đến tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của khách nợ để có thể đưa ra những giải pháp nhanh chóng và kịp thời đối với cụ thể từng khách nợ, tránh rơi với tình trạng khách nợ bỏ trốn, phá sản… mà chủ nợ không hề hay biết;

10. Một tổ chức chuyên thu nợ. Nếu đã quá hạn thanh toán 90 ngày và tài khoản nnày bị trượt giá với tỷ lệ 15%/tháng thì bạn nên yêu cầu một tổ chức chuyên thu nợ đứng ra làm việc với khách hàng này. Đừng nên đề công nợ của bạn tồn tại quá lâu bởi như vậy rủi ro mà bạn có thể phải đối mặt có thể sẽ rất lớn.

Ketoanlongbien.com xin chúc bạn làm tốt công việc kế toán công nợ
 


Các bài viết mới

Các tin cũ hơn