Lập hóa đơn giá trị gia tăng(GTGT) là công việc không thể thiếu tại bất kỳ doanh nghiệp nào. Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên và nội dung lập trên hóa đơn gtgt phải được thông nhất trên các liên hóa đơn cùng một số, theo thứ tự từ bé đến lớn. Sau đây trung tâm kế toán Hà Nội sẽ hướng dẫn cách lập hóa đơn GTGT trong các trường hợp cụ thể

cách lập hóa đơn gtgt

Hướng dẫn cách lập hóa đơn GTGT như sau:

a)  “Ngày tháng năm” lập hóa đơn GTGT:

Là ngày bán hàng, ngày chuyển giao quyền sở hữu. ( chú ý: phải ghi ngày tháng liên tiếp từ nhỏ đến lớn, không được ghi quay ngược thời gian )

Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh họat, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.

Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Ngày lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.

Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Các siêu thị, trung tâm thương mại thành lập theo quy định của pháp luật được lập chung một (01) hóa đơn GTGT cho tổng doanh thu người mua không lấy hóa đơn phát sinh trong ngày (không phân biệt tổng giá trị thanh toán trên 200.000 đồng hay dưới 200.000 đồng). Chỉ tiêu người mua trên hóa đơn ghi rõ là khách hàng mua lẻ không lấy hóa đơn. Trường hợp khách hàng mua hàng tại các siêu thị, trung tâm thương mại (không phân biệt tổng giá trị thanh toán trên 200.000 đồng hay dưới 200.000 đồng) có yêu cầu xuất hóa đơn, các siêu thị, trung tâm thương mại phải lập hóa đơn GTGT cho từng khách hàng theo quy định. Các siêu thị, trung tâm thương mại phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của số liệu về hàng bán ra với doanh số lập hóa đơn và hàng tồn kho. Dữ liệu bán hàng phải đảm bảo lưu trữ để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khác.

Ngày lập hóa đơn đối với việc bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

c) “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”

+ Cột số thứ tự: ghi thứ tự của mặt hàng.

+ Cột tên hàng hóa: ghi tên của mặt hàng mà các bạn bán ra ( phải chi tiết cho những mặt hàng mà công ty đặt mã để để theo dõi ,

+ Cột đơn vị tính: Các bạn mua vào như nào thì khi xuất ra đơn vị tính phải đúng như vậy, mua cái không được ghi là chiếc )

+ Cột số lượng: ghi số lượng của mặt hàng đó.

+ Cột đơn giá: ghi giá chưa thuế.

+ Cột thành tiền : ghi giá trị : thành tiền = đơn giá  nhân với số lượng.

Chú ý phần đơn vị tính: đơn vị tính đầu vào như thế nào thì khi lập hóa đơn phải ghi đúng như vậy.

e) Đồng tiền ghi trên hoá đơn

Đồng tiền ghi trên hoá đơn là đồng Việt Nam.

Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

Ví dụ: 10.000 USD - Mười nghìn đô la Mỹ.

Người bán đồng thời ghi trên hoá đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hoá đơn.

Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.

e) “ Thuế suất GTGT…”

Các bạn ghi thuế suất theo mặt hàng ( nếu mặt hàng đó không phải chịu thuế thì kế toán gạch chéo chỗ đó ).

Các mặt hàng không có cùng thuế suất phải được lập tách riêng ra từng hóa đơn, không được 1 tờ hóa đơn mà ghi 2 mặt hàng vừa có thuế suất 5%, vừa có thuế suất 10%

f) Tiền thuế GTGT… = tổng tiền hàng nhân ( X ) với thuế suất.

g) “Người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

- Người đại diện pháp luật sẽ ký và đóng dấu ( giám đốc)

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

h) “Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”

- Ai là người đi mua hàng thì ký vào đây.

Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn. Khi lập hoá đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.

Chú ý: sau khi lập hóa đơn GTGT xong :

Liên 1: Lưu tại quyển hóa đơn (sử dụng giấy màu Trắng).

Liên 2: Giao cho người mua (Sử dụng giấy màu Hồng đỏ).

Liên 3: Nội bộ ( sử dụng Giấy màu Xanh dương lợt).

Chú ý khi lập Hóa đơn GTGT:

 Phải lập ngay khi cung cấp HHDV

+  Chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ

+  Ghi đầy đủ các chỉ tiêu ghi trên HĐ, những dòng không dùng phải gạch chéo từ góc trên trái xuống góc dưới phải.

 Chữ ký của thủ trưởng đơn vị: Thủ trưởng đơn vị không nhất thiết phải ký duyệt, mà có thể uỷ quyền nhiệm cho người bán ký, nhưng việc uỷ nhiệm phải bằng văn bản và có chữ ký của Giám đốc. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền cho người thứ 3.

+ Nếu GĐ ký thì đóng dấu ở góc dưới bên phải (phần chữ ký của thủ trưởng đơn vị)

+ Nếu uỷ quyền cho người khác thì đóng dấu ở góc trên bên trái (dấu treo)

+ Hóa Đơn GTGT có thể lập bằng máy hoặc bằng tay.

Nội dung các liên phải giống nhau.

Nếu khi lập hóa đơn GTGT bạn đã viết sai thì có thể tham khảo cách xử lý tại đây:

+ Nếu HĐ lập sai mà chưa xé khỏi cuống HĐ thì gạch chéo cả 3 liên, đề chữ huỷ bỏ và không xé ra khỏi cuống.

 Nếu HĐ đã lập và đã xé ra khỏi cuống mới phát hiện sai thì phải huỷ bỏ nhưng người mua chưa nhận hàng: Thì giữa hai bên mua và bán lập biên bản về hành vi lập sai hoá đơn và có chữ ký của cả hai bên mua và bán

 



Các bài viết mới

Các tin cũ hơn